KAPSAM
Bu prosedür Apart Hanımeli Kapadokya. dahilinde her türlü işe alım faaliyet ve uygulamalarını kapsamaktadır..
Prosedürde sık kullanılan kısaltmaların açık ifadesi şu şekildedir;
Otel | Apart Hanımeli Kapadokya |
İK | İnsan Kaynakları Bölümü |
PPD | Üretim Planlama Bölümü |
AMAÇ
Apart Hanımeli Kapadokya’nın .sahip olduğu vizyon, misyon ve belirlediği hedefler doğrultusunda, ilave işgücü ihtiyacını mümkün olan en üst kalite ve yetenek seviyesindeki adaylar arasından en uygun zamanda temin etmek.
PROSEDÜR
- İŞGÜCÜ İHTİYACI PLANLAMA
İşgücü ihtiyaç planlaması Ofis ve Operasyon çalışanları için farklı yöntemlerle yapılır.
- Operasyon İşgücü İhtiyacı Planlaması
Kat hizmetleri, teknik, sabah kalhvaltısı ve akşam akşam yemeği operasyonlarında mevcut birimlerinin genişletilmesi veya yeni birimler ilave edilmesi, model değişikliği gibi nedenlere bağlı olarak ilave işgücü ihtiyacı ortaya çıkabilir. Bu hususlar insan kaynakları grubu tarafından yapılan ortak çalışma ile belirlenir ve İK Bölümü tarafından işgücü ihtiyaç planlaması yapılır. Çalışma sonucunda oluşturulan ilgili çalışma takvimine ait aylık işgücü planı, aylık insan kaynakları toplantısı çerçevesinde her ay düzenli olarak üst yönetim ile paylaşılır.
Bu prosedür genel olarak 5. Madde kapsamında yer alan İşe Alım Aktivitelerini içermektedir.
- Ofis İşgücü İhtiyacı Planlaması
Ofis çalışanı işe alım planı, iş kapsamı veya hacmi genişlemesi, yeni proje veya proje kapsamı genişlemesi vb. nedenlere dayanılarak İK Bölümü tarafından yapılacak çalışma ile tespit edilir.
- İŞE ALIM TALEBİ
İşe alım talebi ilgili bölüm tarafından İK Bölümü’ne yapılır.
2.1. Operasyon İşe Alım Talebi
Operasyon alımlarında her bir kişi için yazılı talep yapılması gerekir. İK bölümü, belirli süreli sözleşme ile çalışanların devamlılığını sağlamak için işgücü ihtiyaç planlamasını yapar.
2.2. Ofis için İşe Alım Talebi
Ofis için yapılacak işe alım talepleri, İK grubuna iletilir. Şayet işe alım talebi planlı veya bütçeli değilse, ofis Elemanı İşe Alım Talep Formu’nu doldurularak İK Bölümü’ne iletilmesi gereklidir. İstifa eden ofis çalışanlarının yerine yapılacak işgücü taleplerinde bu formun kullanılması gerekmez. Form, ofis elemanı talebinde bulunan bölüm tarafından doldurularak İK Bölümü’ne iletilir. İK, işe alım talebini, şirketin hedefleri doğrultusunda daha önceden belirlenmiş kriterlere göre inceler ve üst yönetimin verecegi kararı yan raporlar ile destekler. Üst yönetim onayından sonra işe alım süreci başlar.
- İŞE ALIM HAZIRLIKLARI
- Aday Havuzu Oluşturma
İşe alım hazırlıklarının ilk aşamasıdır Apart Hanımeli yetkinliklerine ve kriterlere uygun adaylara ait başvuru bilgileri ortak bir Aday Havuzunda toplanır,
Havuzu besleyen kaynaklar;
- Apart Hanımeli ’e bizzat elden yapılan başvurular
- Internet aracılığı ile yapılan başvurular
- İlgili resmi kurumlardan gelen başvurular (İşkur vb.)
- Posta, fax, elektronik posta ile gelen başvurular
- Diğer
Bu başvuruları toplamak için aşağıda belirtilen yöntem veya araçlar kullanılabilir;
- Apart Hanımeli İş İstek Dilekçesi
- Apart Hanımeli ile anlaşmalı servis sağlayıcılar (www.kariyer.net vb)
- Apart Hanımeli ’nın vereceği ilanlar
- Diğer yöntem ve araçlar
Apart Hanımeli Aday havuzuna gelen başvurular uygun aralıklarla değerlendirilip, kriterlere uygun başvurulardan faydalı havuz oluşturulur. Faydalı havuz bilgileri veri tabanına girilir.
- Uygun Aday Belirleme
İşgücü ihtiyacına göre pozisyona en uygun olan adayı, en düşük maliyeti doğuracak şekilde bulmak ana amaçtır. İşe alım pozisyonlarında ofis ve operasyon yaklaşımları şu yöndedir;
Ofis: Genel yaklaşım deneyimsiz veya az deneyimli, uygun eğitimi almış adayları istihdam etmektir. İhtiyaca göre belli konuda uzmanlaşmış kişilerin farklı kademelerde de işe alımı yapılabilir.
Operasyon : Genel yaklaşım deneyimsiz veya az deneyimli, uygun eğitimi almış adayları istihdam etmektir. Alım sadece operasyon için yapılır. Özel bir durum olmadığı sürece Lider alımı (Takım Lideri, Grup Lideri) yapılmaz.
İstihdam şeklinin belirlenmesi (belirli veya belirsiz süreli), yasalarca öngörülen engelli ve terör mağduru işe alımlarında, İK Bölümü tarafından belirlenecek esaslar dikkate alınır.
- Aday Profili ve Kriterler
- Genel
Apart Hanımeli ’in işgücü ihtiyacını karşılamak amacıyla yapılacak alımlarda, kısa-orta ve uzun vadelerde şirkete maksimum fayda sağlayacak alımların yapılması esastır. İhtiyaç olan pozisyonun gerektirdiği bilgi, beceri ve özellikteki adaylar arasından en iyisinin alımı yapılmalıdır. İK Bölümü bu kriteri yerine getirmede temel sorumluluğu taşır.
Adaylarda aranacak özellikler ve kriterler ofis ve operasyon çalışanları için aşağıda belirtilmiştir.
- Ofis Adayları için Kriterler
Ofis adayları için İK Bölümü tarafından geliştirilen Yetkinlik Değerlendirme Formunda belirtilen 9 Yetkinlik maddesine en uygun adayların alınması esastır.
– Azim ve Kararlılık – Mücadele
– Takım çalışması
– İletişim
– Problem çözme yetisi
– Yaratıcılık
– Sürekli iyileştirme anlayışı
– Karar verme yetisi
– Kaynak yönetimi
– Planlama
Ofiste yürütülecek işler için, işe en uygun alanda eğitim almış adayların istihdamı esastır. Apart Hanımeli ’in gerek yurtiçi gerek yurtdışı için herhangi bir üniversite tercihi olmamakla birlikte, her türlü pozisyon için eğitim konusu, kalitesi ve süresi en uygun olan üniversitelerin mezunları tercih edilir.
- Operasyon Adayları için Kriterler
Operasyon adaylarında yürütülecek işe en uygun alanda eğitim görmüş adayların istihdamı esastır. Adaylarda aranacak genel kriterler ofis adayları için Madde 3.2.1.2’de belirtilenler ile aynıdır. Ancak bu kriterler ve özellikler için operasyon adaylarından beklenti, verilecek sorumluluk doğrultusunda makul ölçülerde olmalıdır.
- İŞE ALIM AKTİVİTELERİ
- Ofis İşe Alım Aktiviteleri
Ofis çalışmaları için istihdam edilecek kişiler için İşe Alım talep formu üzerinde belirtilen özellikler doğrultusunda uygun olan adaylar İK Bölümü tarafından belirlenir. Kriterlere uygun adaylar ilgili veri tabanlarından araştırılır ve kısa liste oluşturulur,
Pozisyona uygun olduğu düşünülen adaylar, o pozisyona atanmış işe alım uzmanı tarafından telefonla aranır ve adayın özgeçmişinde beyan ettiği bilgiler teyid edilir. Telefon mülakatında ikamet, askerlik, ücret beklentisi, ingilizce bilgisi yanında, adayın pozisyondan beklentisi de kontrol edilir. Uygun adaylar bir plan dahilinde görüşmeye davet edilir.
İhtiyaç doğrultusunda ofis çalışanlarında belirli süreli sözleşme ile istihdam yapılabilir.
4.1.1. Aday Bilgi Formu Doldurulması
Apart Hanımeli ’na davet edilen aday tarafından iş başvuru formu doldurularak imzalanır. Bu form sürekli olarak İK Bölümü’nde muhafaza edilir, sadece ilgili yöneticilerin görüşmesi esnasında kullanılmak üzere geçici olarak ilgili bölümlere teslim edilebilir.
4.1.2. Panel Görüşmesi (Çoklu Mülakat)
İK Uzmanı ve işgücü ihtiyacı olan bölümlerin temsilcilerinin katılımı ile yapılır. İlgili bölümlerden katılacak kişilerin adayın raporladığı pozisyonda olması gerekir. Haftalık Grup Görüşmeleri İK Bölümü tarafından bir önceki hafta içinde ilgili bölümlere duyurulur. Görüşme planı toplantı davetiyesi şeklinde ilgili kişilere ayrıca duyurulur ve katılımları teyid edilir.
Görüşme esnasında İşe Alma uzmanı tarafından Aday Değerlendirme Formu doldurulur. Adayların ücret beklentisi, İK uzmanı tarafından, Apart Hanımeli standartları doğrultusunda değerlendirilir. Bu form Aday Bilgi Formu içinde muhafaza edilir. Katılımcı Bölüm Temsilcileri aday hakkındaki görüşlerini bu Değerlendirme Formu üzerinde belirtirler. Bu görüşler kendi bölümlerine uygunluğu konusunda olumlu veya olumsuz net bir bilgi verecek nitelikte olmalıdır. Yapılacak genel değerlendirme sonrasında adayın Apart Hanımeli ’a uygunluğu İK uzmanı tarafından form üzerinde açık bir şekilde ifade edilir.
Değerlendirme:
Görüşme sonunda İK uzmanı ve bölüm mülakatçısı kısa bir toplantı ile adayın uygunluğunu değerlendirir. Adayın bir sonraki aşamaya yönlendirilmesi için her iki tarafın da adayın sosyal ve teknik yetkinlikleri ile ilgili ortak olumlu görüşlerinin olması gereklidir. Genel nitelik olarak uygun ancak teknik ve mesleki yetkinlik açısından olumlu bulunmayan adaylar mevcut pozisyonlar için sorumlu başka bir bölüme yönlendirilebilir.
4.1.3. Bölüm Amirleri ve İK Yöneticileri Görüşmesi
Panel görüşmesi sonrasında olumlu kabul edilen aday, planlanan bir başka günde bölüm müdürü ile mülakata alınır. Mülakatta bölüm müdürü adayın yetkinliklerini değerlendirirken bir önceki aşamadaki mülakatçıların yorumlarını da kullanır.
Bölüm müdürünün onayından geçen aday, grup genel müdürü ile mülakata davet edilir. Bu görüşmede adayın bir sonraki aşamaya geçmesi için olumlu görüşünün olması gereklidir.
4.1.4. Sağlık ve Referans Kontrolü
Adayla ilgili bilgi almak için adayın iş başvuru formunda belirttiği referanslar aranır.(Ek:7)
İlgili Grubun Genel Müdürü ve İK tarafından uygun görülen aday(lar) sağlık kontrolüne tabi tutulur. Sağlık kontrolü, adaydan daha önce istenen sağlık belgeleri de incelenerek, Kurum Reviri ve gerekli görüldüğü takdirde revirin uygun gördüğü diğer sağlık kuruluşları tarafından yapılır.
4.1.5. Üst Yönetim Onayı
Adayın, istihdam edileceği alan ve kişisel bilgilerinin yer aldığı İş Başvuru Formunun ilgili kısımları İK tarafından doldurulur. Kademe ve ücret belirlendikten ve form üst yönetim tarafından onaylandıktan sonra aday şirket genel müdürü görüşmesi için davet edilir.
4.1.6. Şirket Genel Müdürü Görüşmesi
İK yönetimince İş Başvuru Formu onaylanan adayla, Şirket Genel Müdürü tarafından görüşme yapılır. Görüşme olumlu sonuçlanırsa İK tarafından adaya çalışma koşulları bilgileri anlatılarak iş teklifi yapılır.
- Operasyon Çalışanı İşe Alım Aktiviteleri (Belirsiz Süreli Sözleşmeliler için)
Aday ile ilgili herhangi bir sınav veya görüşme aşamasında uygulanacak işlem bu tablo üzerinde belirtilmiştir. (Red, yeniden değerlendirme vb.) Bu şema doğrultusunda adaylara aşağıdaki işlemler uygulanır;
4.2.1. Aday İş Başvuru Formu Doldurulması
Apart Hanımeli ’a davet edilen aday tarafından İş Başvuru Formu doldurularak imzalanır. Bu form işe alım aktivitelerinin başlangıcından bitişine kadar İK Bölümü’nde muhafaza edilir, sadece ilgili yöneticilerin görüşmesi esnasında kullanılmak üzere geçici olarak ilgili bölümlere teslim edilebilir.
Belirsiz süreli çalışanlar, yukarıda belirtilen prosedürün işletildigi şekilde işe alınan belirli süreli çalışanlar arasından seçilir. Seçimde 4.3.1. çalışanın çalıştığı dönemdeki performansı dikkate alınır.
4.2.2. Aday İş Başvuru Formu Doldurulması
Aday, ilgili bölüm tarafından İK gözetiminde sahada iş üstünde çeşitli uygulamalara tabi tutulur. Bu uygulamalarda başarılı olan adaylar, panel görüşmesi aşaması için İK Bölümü’ne yönlendirilir.
4.2.3. Panel Görüşmesi (Çoklu Mülakat)
İşe Alma Uzmanı ve adayın sahip olduğu özelliklerde işgücü ihtiyacı olan bölümlerin temsilcilerinin katılımı ile yapılır. İlgili Bölümlerden katılacak kişilerin adayın idari amiri olabilecek pozisyonda olması gereklidir (Grup Lideri). Görüşme planı bir hafta önceden ilgili bölümlere duyurulur.
Görüşme esnasında İşe Alma uzmanı tarafında Aday Değerlendirme Formu doldurulur. Bu form Aday İş Başvuru Formu içinde muhafaza edilir. Katılımcı Bölüm temsilcileri aday hakkındaki görüşlerini bu Değerlendirme Formu üzerinde belirtirler. Bu görüşler kendi bölümlerine uygunluğu konusunda olumlu veya olumsuz net bir bilgi verecek nitelikte olmalıdır. Yapılacak genel değerlendirme sonrasında adayın Apart Hanımeli ’a uygunluğu İK Uzmanı tarafından form üzerinde açık bir şekilde ifade edilir. Adayın hangi bölüme yönlendirileceği alım planı ve ihtiyaçlar gözönünde bulundurularak İK uzmanı tarafından belirlenir.
4.2.4. Bölüm Görüşmesi
Grup Görüşmesi sonrasında ilgili bölüme yönlendirilen aday, ilgili Bölüm Müdürü ile mülakata alınır. Bunun mümkün olmadığı durumlarda Müdür tarafından uygun görülen aday(lar) Genel Müdür ile görüştürülmek üzere yeniden davet edilir.
4.2.5. Sağlık ve Referans Kontrolü
Adayla ilgili bilgi almak için adayın iş başvuru formunda belirttiği referanslar aranır.Uygun görülen aday(lar), sağlık kontrolüne tabi tutulur.
4.2.6. Üst Yönetim Onayı
Adayın istihdam edileceği alan ve sağlanacak özlük hakları bilgilerinin yer aldığı İş Başvuru Formu onay için Üst Yönetime sunulur. Üst Yönetim tarafından onay verilmesi durumunda adaya çalışma koşulları bilgileri anlatılarak iş teklifi yapılır.
- Operasyon Çalışanı İşe Alım Aktiviteleri (Belirli Süreli Sözleşmeliler için)
Belirli süreli operasyon çalışanı adayları için işe alım sürecinin, belirsiz süreli aday işe alım sürecinden tek farkı, belirli süreli adaylar için iş üstünde değerlendirme sınavının yapılmamasıdır.
4.3.1. Belirli Süreli Sözleşmeli Personel Performans Değerlendirme Formu
Sözleşmesini tamamlayan Belirli Süreli Çalışanların tamamı için sözleşme sonunda bağlı bulunduğu amiri tarafından değerlendirme formu doldurulur. Daha sonra bu form bölüm yöneticisi onayı alınarak İK bölümü sorumlularına teslim edilir. Bu form neticesinde başarılı bulunan adaylar, belirsiz süreli alımlarda değerlendirmeye alınır.
Sözleşme sonu değerlendirme formu uygulamasından önce çıkmış belirli süreli çalışanlarda bu form yerine, çalıştığı prosesteki amirlerinden en az birinin referansı alınır.
- Engelli, Terör Mağduru Adaylar için İşe Alım Aktiviteleri
Engelli ve Terör Mağduru ve Belirli Süreli çalışan istihdamı ile ilgili genel esasların belirlenmesi ve planlama görevi İK Bölümü’ne aittir. İşe Alım Aktiviteleri de bu esaslara paralel olarak yürütülür (Sayı, zamanlama, sözleşme şekli vb)
Bu adaylarda aranacak özellikler mümkün olduğu ölçüde diğer adaylar ile aynı olmakla birlikte bazı istisnalar dikkate alınabilir. Bu durum prosedürün İstisnalar Kısmında belirtilmiştir.
Bu adaylar için İşe Alım Seçme ve Değerlendirme aktiviteleri şu şekilde yürütülür:
Engelli ve Eski Hükümlü adaylar ile ilk mülakat İK Uzmanı ve İşyeri Hekiminin katıldığı bir oturumda yapılır. Eski Hükümlülerde bu oturuma Şirket Avukatı da dahil edilir. Adayın durumu ile ilgili görüşler form üzerinde belirtilir. Terör mağduru adaylar için oturum İşe Alma Uzmanının ve şirket avukatının katılımı ile yapılır ve değerlendirme için 4.1 ve 4.2. maddelerinde belirtilen formların dışında özel bir form kullanılmaz.
İlk mülakat sonrasında durumu uygun görülen adaylar, bir sonraki görüşme için doğrudan ilgili grubun Müdürüne yönlendirilir.
İlgili Grup Yönetiminin uygun gördüğü aday(lar) Şirket Genel Müdürü ile görüşür. Bu görüşme sonucunun da olumlu olması halinde Madde 4.1 ve 4.2’de belirtildiği şekilde rutin işlemler yerine getirilir.
- DİĞER HUSUSLAR
- İstisnalar
Bu prosedürün Üst Yönetimin bilgisi, görüşü ve onayı dahilindeki istisnalar haricinde aynen yürütülmesi esastır. Bu istisnalar şu şekilde tariflenebilir;
- Engelli, Eski Hükümlü ve Terör mağduru adaylarda aranacak özellik ve kriterlerde eğitim kurumu, konusu ve süresi gibi konularda istisnalar sağlanabilir. Bu istisnaların teklifi, belirlenmesi, değiştirilmesi ve ilgili birimlere bildirilmesi İK Bölümü sorumluluğundadır.
- Aday Değerlendirmeleri
Gerek İK, gerek ilgili bölümler ve kişiler tarafından yapılacak her türlü değerlendirmede adayın uygunluğu açık ve net bir ifade ile belirtilmelidir. Adayın neden uygun olduğu veya neden uygun olmadığını destekleyen gerekçe, görüş, düşünce ve özellikler değerlendirme yapan tarafından ilgili formlar üzerinde mutkaka belirtilmelidir. Yorumlarda mümkün olduğunca Apart Hanımeli yetkinlik değerlendirme matrisinde açıklanan yetkinlikler baz alınmalıdır.
- Veri Tabanı Kayıtları ve Veri İşlemleri
Veri tabanı kayıtları İK uzmanlarının kontrolünde gerçekleştirilir. Kayıtlar gizlilik prensibi ilkesince korunur ve belirli dönem saklanır. Bu süre İK Bölümü sorumluluğundadır. Apart Hanımeli üst yönetimin görüşü olmadan üçüncü şahıslarla ve diğer kurumlarla paylaşılmaz.
- Adaylar ile Haberleşme
İş başvurusunda bulunan adaylarla seçme ve değerlendirme aktivitileri süresince haberleşme sadece İK Bölümü tarafından gerçekleştirilir. Haberleşme kanalları olarak telefon, e-posta, mektup.. vb kullanılır. Adayla haberleşmek için İK Bölümü’nce gönderilen dökümanların adayın eline geçmemesinin sorumluluğu Apart Hanımeli ya ait değildir.
- Uygun Olmayan Adaylar için Yeniden Değerlendirme Koşulları
Açık pozisyonlar için uygun bulunmayan veya başka bir pozisyona önerilecek adayın belirlenmesi ve yönetilmesi İK Bölümü’nün sorumluluğundadır.
Yeniden değerlendirme kararı dışında herhangi bir sınav veya görüşme neticesinde başarısız olan adaya, başarısızlık nedenine bakılarak (bilgi, tecrübe eksikliği vb) en fazla bir değerlendirme şansı daha verilebilir. Ancak bu değerlendirme için bekleme süresi son değerlendirmeden itibaren en az bir senedir.
5.6. Akrabalık Hali istihdam durumu
Genel olarak birinci dereceden yakın akrabaların aynı bölümde istihdam ettirilmemesi esastır.
İLGİLİ BİRİMLER :
İK Bölümü
Üretim Planlama Bölümü
REFERANS
İş Kanunu
DAĞITIM
Tüm Bölümler.